Секретарь – первый, с кем встречается посетитель,
приходя в
фирму, учреждение, организацию, предприятие. Он как бы представляет
фирму.
Через него идет прием посетителей и ведутся телефонные переговоры.
Именно
поэтому секретарь должен очень хорошо знать свою фирму, ее историю:
когда она
создана, меняла ли название, чем она занимается, изменялся ли ее
профиль,
какова ее структура сегодня.
Кроме истории, секретарь (секретарь-референт)
должен хорошо
знать все направления деятельности фирмы, какие виды работ она
выполняет, какие
услуги предоставляет и соответственно какие структурные подразделения
(работники) выполняют конкретные функции. Если вы только поступили на
работу,
посвятите именно этому вопросу первые дни, так как секретарь – связующее
звено
как между руководством и посетителями, так и между работниками фирмы.
Именно
секретарь должен направить посетителя в соответствующий отдел, к
работнику,
занимающемуся интересующими посетителя вопросами. Он же соединяет
позвонившего
по телефону с нужным ему работником. Наконец, разбирая полученную
корреспонденцию, секретарь определяет пути ее дальнейшего движения –
кому ее
надо передать. Следовательно, определяя направления движения документов,
посетителей, телефонных звонков, секретарь (секретарь-референт) должен
безупречно знать структуру фирмы, все направления ее деятельности и
распределение обязанностей между работниками, особенно руководящим
составом.
Секретарь (секретарь-референт) особенно небольшой
фирмы
обязан знать всех должностных лиц не только по фамилии, но и по имени и
отчеству.
Основным организационно-правовым документом
секретаря
(секретаря-референта) является должностная инструкция, на которую он
опирается
в своей работе. В инструкции определены место секретаря в структуре
управления,
его подчиненность, функции и обязанности, права, ответственность. Весь
круг
обязанностей, который записан в должностной инструкции, секретарь обязан
выполнять полностью. Но очень часто должностных инструкций в фирме еще
нет.
Тогда необходимо самому тщательно разработать этот документ, помня, что
именно
на должностную инструкцию секретарь опирается в своих взаимоотношениях с
сотрудниками. Должностная инструкция поможет вам также оградить себя от
выполнения не свойственных секретарю функций.
Условно работу любого секретаря можно разделить на
две
части:
1) работа с документами
(информационно-документационное
обслуживание);
2) работа организационная (в литературе обычно
называемая
бездокументным обслуживанием). К этому виду деятельности обычно относят
организацию совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров,
командировок
и т. д.
С первого дня надо стремиться любую порученную
работу
выполнять наилучшим образом. Для того чтобы знать, как ее выполнить и
какие
требования к ней предъявляются, надо иметь ГОСТы и
нормативно-методические
документы по делопроизводству, разработанные Федеральной архивной
службой
России. В них следует постоянно поглядывать, когда вы не уверены в
точности
ваших знаний.
Как видно из самого названия ГОСТ, в нем определен
весь
порядок оформления служебных документов и его требования, секретарь не
только
сам должен строго соблюдать, но и не допускать отправку из фирмы
документов,
выполненных с нарушением этого стандарта. Этот стандарт всегда должен
быть у вас
на виду, пока вы не выучите все требования к оформлению каждого
реквизита.
Секретарь упорядочивает весь напряженный рабочий
день
руководителя, корректирует планы, напоминает о важных встречах,
необходимых
звонках, событиях, составляет график посещений, мероприятий и приема
посетителей, защищает и охраняет руководителя от нежелательных,
назойливых,
отнимающих напрасно время посетителей, которыми могут быть не только
клиенты,
но и сотрудники фирмы. Очень важно самому секретарю не стать таким
занудливым и
надоедливым субъектом для своего шефа, не раздражать его, не отвлекать
по
пустякам. Поэтому психологическая совместимость начальника и секретаря –
один
из самых важных аспектов успешного сотрудничества.
Путь к профессионализму труден, и, для того чтобы
стать
профессионалом, надо постоянно учиться и работать над собой, своим
имиджем. В
этой книге мы постараемся рассмотреть основные направления работы такой
многогранной профессии, как секретарь. Надеемся, что советы, которые вы
встретите на страницах данной книги, помогут вам в работе и в общении с
людьми.
У нас на сайте вы можете бесплатно скачать книги,
электронные
книги, а также найдете бесплатные журналы.
