Секретарь – первый, с кем встречается посетитель, приходя в
фирму, учреждение, организацию, предприятие. Он как бы представляет фирму.
Через него идет прием посетителей и ведутся телефонные переговоры. Именно
поэтому секретарь должен очень хорошо знать свою фирму, ее историю: когда она
создана, меняла ли название, чем она занимается, изменялся ли ее профиль,
какова ее структура сегодня.
Кроме истории, секретарь (секретарь-референт) должен хорошо
знать все направления деятельности фирмы, какие виды работ она выполняет, какие
услуги предоставляет и соответственно какие структурные подразделения
(работники) выполняют конкретные функции. Если вы только поступили на работу,
посвятите именно этому вопросу первые дни, так как секретарь – связующее звено
как между руководством и посетителями, так и между работниками фирмы. Именно
секретарь должен направить посетителя в соответствующий отдел, к работнику,
занимающемуся интересующими посетителя вопросами. Он же соединяет позвонившего
по телефону с нужным ему работником. Наконец, разбирая полученную
корреспонденцию, секретарь определяет пути ее дальнейшего движения – кому ее
надо передать. Следовательно, определяя направления движения документов,
посетителей, телефонных звонков, секретарь (секретарь-референт) должен
безупречно знать структуру фирмы, все направления ее деятельности и
распределение обязанностей между работниками, особенно руководящим составом.
